يُعد مُراقب الوثائق مسؤولاً عن إدارة ومراقبة وثائق المشروع. يشمل ذلك إنشاء ومراجع وموافقة وتوزيع وأرشفة الوثائق.

المسؤوليات الرئيسية:

مراقبة الوثائق:

إنشاء وصيانة نظام شامل لمراقبة الوثائق.

ضمان التوزيع الدقيق وفي الوقت المناسب لوثائق المشروع.

تتبع إصدارات الوثائق وتعديلاتها.

الحفاظ على مستودع مركزي للوثائق.

مراجعة وموافقة الوثائق:

مراجعة وموافقة على الوثائق الفنية، مثل الرسومات والمواصفات والإجراءات.

ضمان الامتثال لمعايير المشروع ومتطلبات العميل.

تحديد وحل التناقضات والأخطاء في الوثائق.

توزيع الوثائق:

توزيع الوثائق على أصحاب المصلحة المعنيين في الوقت المناسب.

الاحتفاظ بسجل لتوزيع الوثائق.

أرشفة الوثائق:

أرشفة وثائق المشروع وفقًا لسياسات الاحتفاظ.

ضمان سهولة الوصول إلى الوثائق التاريخية.

أنظمة إدارة الوثائق:

استخدام أنظمة إدارة الوثائق لإدارة وتتبع الوثائق بكفاءة.

تدريب أعضاء فريق المشروع على استخدام أنظمة إدارة الوثائق.

المؤهلات:

دبلوم في مجالات ذات صلة.

مهارات تنظيمية وإدارية قوية.

دقة عالية في الانتباه للتفاصيل.

كفاءة في برامج إدارة الوثائق (مثل SharePoint و Documentum).

مهارات اتصال وتواصل جيدة.

خبرة سابقة كموظف مراقبة وثائق